LIEU DE MISSION : Abidjan, Côte d’Ivoire
Des déplacements sur les différents sites d’intervention de PU-AMI sont possibles.
RAISON D’ETRE DU POSTE
L’assistant coordinateur logistique a pour objectif général d’assister le coordinateur Logistique dans la gestion de l’ensemble des aspects logistique et sécurité de la mission PU-AMI en Côte d’Ivoire.
CONDITIONS GENERALES
L’employé devra respecter les horaires de travail, ainsi que le règlement intérieur de l’association tels que précisés dans le contrat de travail. Il devra faire preuve d’une grande flexibilité en termes d’horaires, jours de travail et déplacements, selon les nécessités et besoins propres aux programmes.
LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES
Il/elle rend compte au Coordinateur logistique.
MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES
I. COMMANDES ET APPROVISIONNEMENT
- Gestion des commandes
- Il/elle réceptionne les commandes logistiques venant des différents projets et les soumet pour validation au coordinateur logistique,
- En relation avec le Coordinateur logistique en charge en capitale :
- Il/elle fait le suivi des envois,
- Il/elle donne un ordre de priorité dans l’approvisionnement,
- Il/elle assure l’envoie des commandes sur le terrain,
- Il/elle assure le suivi des reliquats en collaboration avec le logisticien approvisionnement,
- Il/elle est en charge de la préparation des dossiers d’achat,
- Il/elle est en charge des relations avec les fournisseurs (demande de devis, négociation…),
- Il/elle est responsable du suivi des procédures,
- Il/elle assiste les logisticiens terrains dans la gestion de leurs besoins
- Il/elle est responsable du classement et de l’archivage de l’ensemble des documents d’achat,
- Il/elle réceptionne les documents d’achat provenant des bases PU-AMI et les archive.
- Gestion de stock
- Il/Elle est en charge de la supervision des inventaires et de leur actualisation régulière (état théorique mensuel des stocks et physique trimestriellement),
- Il/elle suit et analyse les consommations de carburant et des consommables courants (produits d’hygiène, papeterie) –liste non exhaustive-,
- Il/elle assure et contrôle la qualité du stockage dans les entrepôts,
- Il/elle s'assure de la bonne gestion du stock au travers des fiches de stock,
- Il/elle surveille étroitement les dates de péremption des biens stockés,
- Il/elle s’assure que les waybills et les documents de transport de projet sont élaborés précisément,
- Il/elle assure le suivi des donations (matériel logistique et médical), de l’établissement et de l’archivage des certificats de dons.
II. TRANSPORT
- Parc automobile du projet
- Il/elle s'assure que les services standards des véhicules sont planifiés et exécutés, ainsi que les contrôles journaliers et hebdomadaires,
- Il/elle planifie avec le coordinateur logistique les visites du mécanicien de capitale et signale tout problème majeur,
- Il/elle s'assure de la bonne tenue des Carnets de bord et de l'équipement des véhicules,
- Il/elle s’assure de consommations rationnelles pour tous les véhicules et équipement motorisés,
- Il/elle assure la gestion du stock mécanique (pièces détachées et consommables),
- Il/elle supervise et forme les chauffeurs, s’assure de l’application des règles PU-AMI,
- Il/elle organise le planning journalier de l’utilisation des véhicules.
- Fret international
- Il/elle contribue à la constitution des dossiers d’importation et de dédouanement,
- Il/elle participe aux relations avec les transitaires,
- Il/elle assure le suivi des dossiers de dédouanement et rend compte au coordinateur logistique.
III. AUTRES
- Base de vie et bureau PU-AMI
- Sur la base des besoins définis, il/elle propose à la coordination des solutions, évalue les moyens à mettre en œuvre, établit des devis détaillés et propose un plan d’action,
- Il/elle organise et encadre les travaux décidés,
- Il/elle organise et encadre la maintenance et l’entretien des infrastructures et du matériel,
- Il/elle organise l’utilisation et l'entretien des générateurs et autres équipements.
- Sécurité
- Il/elle participe à la création ou à la maintenance d’un réseau local d’interlocuteurs permettant d’expliquer notre action et de recueillir des informations concernant la sécurité de la population et des équipes PU-AMI,
- Il/elle partage les informations avec l’équipe et le coordinateur logistique,
- Il/elle s’assure que les règles pratiques de sécurités sont connues (briefings) et appliquées par les membres de l’équipe,
- Il/elle est responsable du matériel lié à la sécurité (malle sécu, matériel d’identification).
- Communication
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