LIEU DE MISSION : Abidjan, Côte d’Ivoire
Des déplacements sur les différents sites d’intervention de PU-AMI sont possibles.
RAISON D’ETRE DU POSTE
L’assistant coordinateur administratif a pour objectif général d’assister le coordinateur administratif dans la gestion de l’ensemble des aspects administratifs (comptabilité et RH) de la mission PU-AMI en Côte d’Ivoire.
CONDITIONS GENERALES
L’employé devra respecter les horaires de travail, ainsi que le règlement intérieur de l’association tels que précisés dans le contrat de travail. Il devra faire preuve d’une grande flexibilité en termes d’horaires, jours de travail et déplacements, selon les nécessités et besoins propres aux programmes.
LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES
Il/elle rend compte au Coordinateur administratif.
MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES
A – GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
I. FORMALITES LIEES AUX CONTRATS DE TRAVAIL
- Il/elle effectue les formalités d’embauche des personnes salariées
- Il/elle reçoit la demande de contrat de travail, établit le contrat et le fait viser,
- Il/elle constitue et met à jour les dossiers individuels des salariés,
- Il/elle effectue le suivi administratif du contrat de travail
- Il/elle reçoit les demandes de modifications, les fait valider par le coordinateur administratif et établit les avenants aux contrats de travail,
- Il/elle suit les échéances des contrats et en avertit son responsable hiérarchique
- Il/elle informe les salariés de leurs droits au regard de la législation et des règles applicables dans l’association
- Au quotidien, il/elle renseigne les salariés sur les questions concernant leur bulletin de paie, leurs droits au regard de la législation du travail,
- Il/elle assiste les administrateurs terrains dans la résolution des problèmes RH.
- Il/elle assure le suivi des congés
- Il/elle informe l’employé de ses droits aux congés,
- Il/elle participe avec le coordinateur administratif à l’élaboration du planning des congés annuels suivant les requêtes du personnel,
- Il/elle assure le suivit et l’archivage des dossiers RH terrain
- Il/elle réceptionne et assure l’archivage des dossiers RH venant des différentes bases PU-AMI dans le pays
II. GESTION DE LA PAIE
- Il saisit les éléments variables du bulletin de paie
- Il/elle centralise les demandes d’acomptes et les soumet au coordinateur administratif
- Il/elle recueille auprès des responsables de service les feuilles de présence et note les diverses absences, collecte les fiches d’heures supplémentaires.
- Il établit les bulletins de paie mensuels
- Il/elle édite les bulletins et les fait viser par le coordinateur administratif,
- Il/elle imprime les bulletins et clôture la paie du mois.
- En fin de contrat, il établit les soldes de tout compte
- Il/elle vérifie les droits à congés payés,
- Il/elle édite le bulletin de paie, le certificat de travail,
- Il/elle fait viser ces éléments et les transmet au salarié.
III. REGLEMENT DES CHARGES SOCIALES
- Il établit les déclarations auprès des organismes collecteurs
- Il/elle prépare les déclarations des sommes versées aux tiers en respectant les échéances prévues,
- Il/elle édite mensuellement les fiches de déclaration d’impôts et taxes salariales,
- Il/elle archive le paiement de ces impôts/taxes dans un classeur prévu à cet effet,
- Il/elle organise l’archivage des documents légaux ou provenant des différentes administrations et le tient à jour,
- Il/elle centralise les informations venues du terrain afin d’effectuer les déclarations nécessaires auprès des autorités.
B – GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE
- L’assistant du coordinateur administratif est en charge de la saisie comptable sous la supervision de son supérieur,
- Il/elle s’assure de connaître ces procédures,
- Il/elle signale les incohérences au coordinateur administratif.
- Il/elle tient à jour, de façon organisée et logique l’archivage administratif (dossiers RH, documents légaux, factures…) de la capitale et des différentes bases PU-AMI.
II. GESTION DE L’ARGENT
- Il/elle est responsable des sommes qui lui sont confiées dans sa caisse et les gère avec discrétion
- Il/elle tient des cahiers de suivis et s’assure que les avances sont rendues dans les délais, justifiées par des factures et ne s’accumulent pas,
- Il/elle tient un cahier de sa caisse et suit tous les mouvements d’entrées et de sorties quotidiens,
- Il/elle s’assure au minimum hebdomadairement que son inventaire physique correspond au solde de son cahier de caisse en présence du coordinateur administratif,
- Il/elle signale toute différence de caisse sur son cahier et à son responsable dès qu’il/elle la constate.
- Il/elle procède au paiement des fournisseurs dans les délais (paiement direct/avances opérationnelles),
- Il/elle réceptionne les factures et reçus, s’assure qu’ils sont cohérents et conformes, qu’ils sont validés par le responsable des achats et en accord avec la procédure d’achats en vigueur,
- Il/elle signale au coordinateur administratif ainsi qu’au coordinateur logistique toute différence en terme de prix et de quantité décelée afin de la résoudre ou de la valider,
- Il/elle effectue le paiement par les moyens les plus adéquats (espèces, chèques, virements) et s’assure qu’ils sont réceptionnés par le destinataire (tampon, signature…).
- Préparation des transferts vers les bases
- Il/elle réceptionne les demandes de fond provenant des différentes bases PU-AMI,
- Après validation de la demande, il//elle prépare les documents nécessaire au transfert,
- Il/elle suit les mouvements de fond entre la coordination et les bases PU-AMI.
- Il/elle signale toute différence ou retard dans un transfert au coordinateur administratif dès qu’il/elle la constate.
III. COMPTABILITE
- Il/elle prépare les bons de transferts, les factures et reçus en pièces comptables : encodage, libellé, date, montant divisé selon les répartitions budgétaires
- Il/elle classe les pièces comptables,
- Il/elle saisit sur une base régulière les pièces comptables dans le logiciel comptable,
- Il/elle contacte le Responsable Comptable de capitale pour tout renseignement technique,
- Il/elle clôture en collaboration avec son superviseur la comptabilité mensuelle dans les délais,
- Il/elle classe et archive les pièces comptables venant des différentes bases PU-AMI
PROFIL RECHERCHE
1/ Expériences requises :
- Expérience de travail en tant qu’administrateur en ONG nécessaire
- Expérience de gestion de personnel
2/ Compétences requises :
- Connaissances solides dans tous les domaines de l’administration : Comptabilité, RH, suivi de dossiers...
- Maitrise des logiciels de bureautique Word, Excel et SAGA.
- Langue :
o Français – lu, écrit, parlé
o L’anglais est un plus
3/ Caractéristiques personnelles souhaitées pour l’intégration à l’équipe ou l’adéquation aux caractéristiques de la mission :
- Honnêteté, intégrité, motivation
- Forte organisation
- Capacité d’adaptation et autonomie développées
- Calme, résistance au stress
- Aptitude à travailler en équipe et à manager du personnel
- Etre souple face aux horaires de travail
PROCEDURE POUR POSTULER
ATTENTION, SI LA PROCEDURE SUIVANTE N’EST PAS RESPECTEE,
LES DOSSIERS DE CANDIDATURE NE SERONT PAS PRIS EN COMPTE
MERCI DE POSTULER SEULEMENT SI VOUS AVEZ LES COMPETENCES REQUISES
- LES DOSSIERS DE CANDIDATURES DOIVENT ETRE DEPOSES DANS LA BOITE POSTALE 08BP2209 ABJ 08.
- A PERSONNE DEPOSANT LE DOSSIER DEVRA SIGNER LORS DU DEPOT DU DOSSIER LA FICHE ATTESTANT LE DEPOT DE LA CANDIDATURE EN INDIQUANT SON NOM, LE NOM DU CANDIDAT, LA DATE DE DEPOT, LE POSTE CONCERNE, LE NUMERO DE TELEPHONE DU CANDIDAT ET SA SIGNATURE.
- LES DOSSIERS DE CANDIDATURE SERONT REMIS DANS UNE ENVELOPPE FERMEE.
- SUR L’ENVELOPPE DOIVENT FIGURER DANS L’ORDRE :
o LA MENTION « CANDIDATURE AU POSTE D’ASSISTANT COORDINATEUR LOGISTIQUE»
o LE PRENOM, NOM ET POSTNOM DU CANDIDAT
o LE NUMERO DE TELEPHONE DU CANDIDAT
o LA DATE ET LE LIEU DU DEPOT
- LE DOSSIER DE CANDIDATURE DOIT CONTENIR :
o CV
o LETTRE DE MOTIVATION
o COPIE DES ATTESTATIONS D’EMPLOYEURS – AUCUN ORIGINAL NE SERA RESTITUE
o COPIE DES ATTESTATIONS D’ETUDES – AUCUN ORIGINAL NE SERA RESTITUE
o REFERENCES
DATE LIMITE DE DÉPÔT DES DOSSIERS : 15 Août 2011
LA LISTE DES CANDIDATS PRÉ-SÉLECTIONNÉS SERONT CONTACTES PAR TELEPHONE
AUCUN DOSSIER NE SERA RESTITUE.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire