Avis de recrutement : SAVE THE CHILDREN (Chef de Bureau)

Titre du poste : Chef de bureau Adjoint
Lieu de travail : Bureau terrain
Grade : 6
Supérieur hiérarchique : Chef de bureau
 Responsable de : services logistiques, ressources humaines, administratives et financières
Objet du poste : Le/la chef de bureau adjoint garantit la continuité des opérations et le bon fonctionnement du bureau dont il/elle a la charge en matière notamment de sécurité, d’organisation et, de suivi logistique, financiers, et administration générale. Il soutient le chef de bureau et assure le bon fonctionnement des services support afin de garantir le soutien nécessaire pour fournir une aide de qualité et rapide aux bénéficiaires. Il travaille en étroite collaboration et sous la supervision du chef de bureau.

Tâches et Responsabilités:

Sécurité

·         En coordination étroite avec le Logisticien, suit la situation sécuritaire dans sa zone et s’assure que toute information pouvant avoir un impact sur la sécurité soit communiquée au   chef de bureau

·         Contribue à l’analyse contextuelle et sécuritaire, par écrit et par oral, y compris pour les rapports internes et externes réguliers.

Logistique

·         Il supervise le service logistique  et s’assure du  bon fonctionnement des systèmes d’achat, de stockage, de distribution de biens et services, de la gestion du parc auto et des équipements.

·         Il assure que chaque département logistique fonctionne en utilisant des outils optimisant les ressources (regroupement des besoins, planification et mise en place d’u mode de gestion optimal.

Administration et finance

• Supervise le service administratif et financier et s’assure  du respect des procédures  et des règles de Save the Children

·         Assure le respect des règles internes de ces services

• Supervise la préparation du budget prévisionnel mensuel et hebdomadaire des services du support et transmet l’information à Abi; contrôle et signe les documents en place; autorise les décaissements, en vérifiant scrupuleusement que la documentation est correcte et en respectant les limites du Schéma de délégation;

·         Il propose au chef de bureau des modifications ou mise en place de procédures internes adaptées a la réponse d’urgence.

Gestion de ressources humaines

• Supervise la gestion  des  ressources humaines en respect des règles internes
• Il assure l’utilisation d’outils appropriés concernant la gestion du personnel, leur développement et le suivi des recrutements/prolongation de contrat
• Assure une bonne coordination et développe les synergies entre les départements de logistique, finance et administration, ressources humaines pour promouvoir l’esprit d’équipe ett soutenir les programmes
• En coordination avec les départements concernés à Abidjan, organise l’évaluation du personnel directement sous sa responsabilité.

Politiques, règles et procédures

·         S’assure que les Règles de sécurité sont scrupuleusement suivies et participe à la mise à jour de ces Règles en collaboration avec le chef de bureau  

·         Veille à la stricte application des règles et procédures internes

·         Participe à la bonne compréhension et au respect des politiques de protection et de sauvegarde de l’enfant et la politique de fraude de Save the Children, et informe  le chef de bureau  de toute infraction à ces politiques.

Spécifications de la personne

Qualifications :  Diplôme universitaire, BAC+4
Expérience :

·         Expérience dans la gestion de la sécurité

·         Expérience dans la gestion d’un bureau (finances, administration, logistique, opérations)

Expérience dans la gestion d’équipes

Compétences
 

·         Excellente connaissance de la zone sous sa responsabilité

·         Capacité à gérer et motiver des équipes de différents départements, et à organiser et coordonner leur travail

·         Capacité à prioriser les tâches dans son propre agenda

·         Capacité de synthèse écrite et orale

·         Maîtrise des outils informatiques de base

Qualitiés Personnelles
 

·         Résistance au stress

·         Leadership et pédagogie

·         Autonomie

·         Rigueur

·         Bonne présentation

Entregent